Código de Conducta
Mensaje de la Dirección
En MEREFSA estamos comprometidos con los más altos estándares de integridad, cumplimiento y responsabilidad corporativa. Este Código de Conducta define el marco de referencia que orienta nuestra actividad y nuestras relaciones con clientes, proveedores, colaboradores y el conjunto de grupos de interés.
Su objetivo es establecer expectativas claras de comportamiento, prevenir riesgos y reforzar una cultura basada en la transparencia, el respeto, la seguridad y la excelencia. Todas las personas que integran Merefsa deben conocer, comprender y aplicar lo establecido en este Código, así como comunicar cualquier duda o posible incumplimiento mediante los canales previstos. La Dirección respalda firmemente este compromiso y promoverá los recursos necesarios para su correcta implantación.
Propósito y alcance
Este Código de Conducta establece el marco de referencia que guía la actuación de Merefsa y define los principios que deben orientar las decisiones y comportamientos de todos los agentes vinculados a él. Es de aplicación a toda la plantilla y a la Dirección, así como a las terceras partes, incluidos proveedores, agentes, distribuidores y contratistas, cuando resulte pertinente por la naturaleza de la relación o del servicio prestado.
El Código es aplicable en cualquier país o entorno en el que la compañía opere o mantenga actividad, y complementa la normativa vigente, los compromisos contractuales y las políticas internas. En caso de divergencia entre este Código y la legislación o un contrato aplicable, se observará siempre el criterio más exigente, garantizando en todo momento el cumplimiento normativo y la protección de la integridad, la seguridad, la calidad y la reputación de Merefsa.
Nuestros valores
Los valores de Merefsa constituyen el fundamento de su cultura corporativa y orientan la forma de actuar, colaborar y tomar decisiones en todos los niveles de la organización. Este marco de referencia guía la conducta interna y las relaciones con clientes, proveedores y demás partes interesadas.
Integridad y transparencia
Merefsa actúa con honestidad, coherencia y rigor en todas sus relaciones. Los compromisos adquiridos se cumplen de manera responsable y la comunicación se realiza de forma clara, veraz y oportuna, reforzando la confianza como base de relaciones profesionales sólidas y sostenibles.
Excelencia y calidad
Merefsa impulsa la excelencia operativa y la mejora continua en procesos, productos y servicios. Se promueve una cultura orientada a la prevención, el aprendizaje y la reducción de errores, garantizando la conformidad con requisitos aplicables y la satisfacción del cliente. La calidad se considera una responsabilidad compartida y transversal en toda la organización.
Seguridad y salud
La seguridad y la salud de las personas constituyen una prioridad irrenunciable para Merefsa. Ningún objetivo operativo o comercial justifica asumir riesgos innecesarios. Se fomenta la identificación y comunicación de condiciones inseguras, la intervención temprana y el aprendizaje a partir de incidentes y casi incidentes, con el fin de prevenir recurrencias y proteger a las personas y a las instalaciones.
Respeto, diversidad e inclusión
Merefsa promueve un entorno de trabajo basado en el respeto, la colaboración y la igualdad de oportunidades. Se rechaza cualquier forma de acoso, discriminación o represalia. La diversidad se reconoce como un factor que aporta talento, innovación y mejora del desempeño colectivo.
Sostenibilidad
Merefsa integra criterios de responsabilidad ambiental en su actividad y en la cadena de valor. Se prioriza la reducción de impactos, la eficiencia en el uso de recursos y la adopción de decisiones responsables en operaciones, compras, diseño y relaciones con terceros, favoreciendo prácticas alineadas con la mejora ambiental continua.
Confidencialidad y protección de datos
Merefsa protege la información propia y la de terceros mediante medidas adecuadas y aplicando estrictamente el criterio de necesidad de acceso. Los datos personales se tratan conforme a la normativa aplicable y a las políticas internas, preservando la confidencialidad, la integridad y la seguridad de la información.
Principios de conducta
Cumplimiento normativo y toma de decisiones
Merefsa desarrolla su actividad en estricto cumplimiento de la normativa aplicable y de los compromisos asumidos, incluyendo, entre otras, las disposiciones laborales, de prevención de riesgos laborales, defensa de la competencia, protección de datos, fiscalidad, comercio internacional y medio ambiente, así como las políticas internas y los contratos suscritos.
Integridad, regalos y anticorrupción
Merefsa mantiene una política de tolerancia cero frente al soborno, la corrupción y los pagos de facilitación, tanto de forma directa como indirecta, incluidos los supuestos que involucren a terceros (intermediarios, agentes, consultores o socios).
Las invitaciones, regalos u hospitalidades solo resultan aceptables cuando son razonables, ocasionales y transparentes, y no tienen por finalidad ni efecto influir indebidamente en una decisión profesional. En caso de existir límites económicos o requisitos de autorización interna, se deberán respetar los umbrales y procedimientos vigentes.
Antes de ofrecer o aceptar cualquier atención comercial, se deberá: verificar si existe un conflicto de interés real, potencial o aparente; comprobar las normas del destinatario y el contexto (por ejemplo, procesos de compra, auditorías o licitaciones); registrar la atención cuando así lo establezcan las políticas internas o los procedimientos de control.
Criterios orientativos (semáforo):
- Verde (permitido): detalle promocional de bajo valor; café o refresco ocasional en un contexto profesional.
- Ámbar (consulta previa): comida de trabajo razonable; invitación a seminario con acceso gratuito; descuentos no públicos o condiciones especiales no estandarizadas.
- Rojo (prohibido): efectivo o equivalentes; viajes de ocio; obsequios lujosos o recurrentes; cualquier atención ofrecida o recibida durante un proceso de licitación, evaluación o adjudicación, o cuando pueda comprometer la imparcialidad.
Integridad financiera, contabilidad y registros
Merefsa mantiene un compromiso firme con la integridad financiera y la fiabilidad de la información contable y de gestión. Todos los registros, informes, albaranes, facturas, justificantes de gasto, partes de trabajo y documentación asociada deberán ser veraces, completos, trazables y reflejar fielmente las operaciones realizadas.
Queda prohibida cualquier práctica destinada a ocultar, alterar, falsear o manipular información financiera o no financiera, así como la creación de registros paralelos o no autorizados. Los gastos y pagos deberán contar con documentación justificativa suficiente, estar vinculados a una finalidad legítima y respetar los circuitos de autorización y control establecidos.
La cooperación con auditorías internas o externas, revisiones de control y verificaciones documentales forma parte de las obligaciones profesionales cuando corresponda.
Prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
Merefsa rechaza cualquier forma de blanqueo de capitales, financiación del terrorismo o utilización de operaciones comerciales para canalizar fondos de origen ilícito. Las relaciones comerciales deberán desarrollarse con transparencia, con identificación adecuada de contrapartes y con documentación coherente con la operación.
Deberán considerarse señales de alerta, entre otras: solicitudes de pago por vías inusuales, uso de intermediarios sin justificación, estructuras societarias opacas, pagos en efectivo o equivalentes, discrepancias relevantes en la información de la contraparte, o cambios reiterados en instrucciones de pago. Ante indicios razonables, se deberá detener la operación y escalar la situación conforme al procedimiento interno aplicable.
Control de exportaciones, sanciones y comercio internacional
Merefsa cumple las obligaciones derivadas de la normativa aplicable en materia de comercio internacional, aduanas, control de exportaciones, sanciones económicas y restricciones comerciales. No deberán realizarse operaciones que contravengan regímenes de sanciones, prohibiciones de exportación y importación o requisitos de licencias, autorizaciones o controles documentales.
Cuando existan dudas sobre el destino final, el usuario final, la clasificación del producto, la documentación exigible o la existencia de restricciones, se deberá solicitar revisión previa conforme al procedimiento interno antes de confirmar la transacción, enviar mercancía o facilitar documentación técnica. La diligencia debida y el control documental son esenciales para proteger a Merefsa frente a riesgos legales y reputacionales en operaciones internacionales.
Competencia leal y conflictos de interés
Merefsa compite de forma leal y se ajusta a la normativa de defensa de la competencia. Queda prohibido acordar precios, repartirse mercados o intercambiar información comercial sensible con competidores (incluidos precios futuros, márgenes, estrategias comerciales, listas de clientes o condiciones de venta).
La participación en asociaciones sectoriales, ferias o grupos de trabajo deberá limitarse a finalidades legítimas y a intercambios compatibles con la normativa, manteniendo la debida cautela respecto a información confidencial o sensible.
Los conflictos de interés deberán declararse de forma inmediata cuando sean reales, potenciales o aparentes.
Información, ciberseguridad y uso responsable de la IA
Merefsa protege la información y los activos digitales aplicando criterios de clasificación (pública, interna y confidencial) y controles proporcionales: control de acceso, cifrado cuando proceda y principio de mínimo privilegio. La información deberá compartirse únicamente con quienes la requieran para desempeñar sus funciones y mediante canales autorizados.
En materia de datos personales, Merefsa garantiza el tratamiento conforme a la normativa aplicable y a las políticas internas. Se deberá evitar la descarga, copia o traslado de datos fuera de sistemas aprobados, así como cualquier acceso no autorizado. Cualquier incidente o sospecha de incidente de seguridad deberá comunicarse sin demora, siguiendo el procedimiento interno.
El uso de herramientas de inteligencia artificial deberá realizarse de forma responsable y controlada. En particular: no se deberá introducir información confidencial en servicios no autorizados; los resultados generados deberán validarse antes de su utilización; cuando resulte relevante, deberá identificarse el uso de IA en el trabajo o entregables; se deberán respetar la propiedad intelectual y los derechos de terceros.
Gestión documental: conservación, retención y eliminación de información
Merefsa gestiona la información y la documentación de manera ordenada, segura y conforme a los plazos de conservación definidos por la normativa y por las políticas internas. La documentación deberá almacenarse en repositorios autorizados, con controles de acceso proporcionales a su sensibilidad y respetando los criterios de confidencialidad.
La eliminación o destrucción de documentos deberá realizarse únicamente conforme a los procedimientos establecidos y garantizando la protección de la información. Queda prohibida la destrucción, modificación u ocultación de documentos cuando exista una obligación legal de conservación o cuando la documentación esté relacionada con auditorías, investigaciones, litigios, inspecciones o requerimientos de autoridades.
Seguridad y salud
La seguridad y la salud constituyen una prioridad irrenunciable para Merefsa. Ningún objetivo operativo, de plazo o de coste justifica asumir riesgos innecesarios. Se deberá utilizar el equipo de protección individual (EPI) requerido, cumplir los procedimientos y detener la actividad cuando se identifique un riesgo grave e inminente.
Los incidentes, casi accidentes y condiciones inseguras deberán reportarse. Merefsa investigará las causas, aplicará acciones correctivas y preventivas y difundirá las lecciones aprendidas para evitar recurrencias.
Derechos humanos y laborales
Merefsa promueve un entorno de trabajo libre de acoso y discriminación y no tolera conductas que vulneren la dignidad de las personas. Queda prohibido el trabajo infantil, el trabajo forzoso y cualquier forma de trata de seres humanos. Se respeta la libertad de asociación y el derecho a la negociación colectiva de acuerdo con la normativa aplicable.
Las condiciones de trabajo se regirán por el cumplimiento de las obligaciones relativas a salarios, jornadas y descansos, fomentando además prácticas que faciliten la conciliación cuando sea posible.
Medio ambiente y economía circular
Merefsa integra criterios ambientales en sus operaciones y en el desarrollo de productos. Se prioriza la prevención de la contaminación, la eficiencia energética, la reducción de residuos y el impulso de prácticas de economía circular cuando resulten técnica y económicamente viables.
En la cadena de suministro, se favorecerán proveedores y soluciones que contribuyan a la reducción de emisiones y que promuevan el reciclaje y la reutilización, sin comprometer requisitos de seguridad, calidad y cumplimiento.
Calidad, seguridad de producto y trazabilidad
Merefsa garantiza que los productos suministrados son seguros y conformes con la normativa aplicable y con los requisitos contractuales y especificaciones del cliente. Se mantendrá la trazabilidad de materiales, lotes y procesos, y se aplicarán principios de mejora continua orientados a la prevención de defectos y a la estabilidad del proceso.
Ante cualquier desviación que pueda afectar a la conformidad del producto, a la seguridad del usuario o al cumplimiento regulatorio, se deberá comunicar de inmediato siguiendo los procedimientos internos establecidos.
Uso de activos, IT y redes sociales
Los activos físicos, financieros y tecnológicos de Merefsa deberán utilizarse exclusivamente para fines profesionales y de forma responsable. Se prohíbe el uso de software no autorizado, la compartición de credenciales y el acceso a sistemas corporativos desde dispositivos o entornos no seguros.
En redes sociales y comunicaciones públicas, deberá actuarse con prudencia y respeto. No se deberá divulgar información confidencial ni manifestarse en nombre de Merefsa sin autorización expresa y conforme a las directrices de comunicación corporativa.
Uso responsable de recursos, gastos, viajes y conflictos de interés operativos
Los recursos de Merefsa deberán utilizarse de forma eficiente, responsable y exclusivamente para fines profesionales, salvo autorizaciones expresas. Los gastos de viaje, dietas, reembolsos, gastos de representación y cualquier desembolso vinculado a la actividad deberán responder a una finalidad legítima, ser razonables y estar respaldados por documentación suficiente, respetando las políticas internas de aprobación y justificación.
Cualquier situación que pueda comprometer la independencia de criterio en decisiones operativas, por ejemplo, relaciones personales en procesos de compra, selección de proveedores, contratación de servicios o evaluación de desempeño, deberá declararse conforme a los procedimientos internos. La prevención y la transparencia en conflictos de interés forman parte de los estándares de integridad exigibles en el desempeño profesional.
Relación con clientes, proveedores y otros terceros
Merefsa establece relaciones comerciales basadas en la integridad, la transparencia y el cumplimiento normativo, promoviendo prácticas responsables a lo largo de la cadena de valor. La relación con clientes, proveedores y demás terceros deberá desarrollarse con criterios profesionales, objetivos y verificables, evitando cualquier conducta que pueda comprometer la imparcialidad, la reputación o la confianza en la compañía.
Selección y evaluación de proveedores
La selección, homologación y evaluación de proveedores se realiza conforme a criterios objetivos, incluyendo calidad, coste total, nivel de servicio, continuidad de suministro, sostenibilidad y estándares éticos. Cuando proceda, Merefsa podrá exigir evidencias documentales y/o evaluaciones específicas para verificar el cumplimiento de requisitos técnicos, legales y de responsabilidad corporativa.
Estándares exigibles y verificación
Se espera que los terceros que trabajen con Merefsa mantengan estándares equivalentes a los recogidos en este Código o dispongan de políticas y controles comparables. Con carácter proporcionado al riesgo y a la criticidad del suministro o servicio, Merefsa podrá verificar dicho cumplimiento mediante solicitudes de información, evaluaciones periódicas, auditorías razonables o revisiones de desempeño, sin perjuicio de lo dispuesto en los contratos aplicables.
Integridad en la relación comercial
Las decisiones comerciales deberán basarse en mérito y criterios profesionales. Queda prohibida cualquier práctica que implique soborno, corrupción, comisiones indebidas, conflicto de interés no declarado o ventaja impropia.
Confidencialidad, propiedad intelectual e información compartida
La propiedad intelectual y la información técnica, comercial o estratégica compartida en el marco de proyectos con terceros deberá protegerse mediante los instrumentos adecuados (p. ej., acuerdos de confidencialidad y cláusulas contractuales específicas). La información se compartirá únicamente bajo el criterio de necesidad de acceso, utilizando canales autorizados y aplicando medidas de seguridad acordes a su sensibilidad.
Uso de subcontratistas y terceros vinculados
Cuando un proveedor o colaborador recurra a subcontratistas, deberá asegurarse que éstos cumplen estándares equivalentes y que su intervención ha sido comunicada y, cuando corresponda, aprobada conforme a los requisitos contractuales y procedimientos internos.
Canal ético y consulta
Merefsa promueve una cultura corporativa basada en la integridad, la responsabilidad y la confianza, en la que la comunicación de inquietudes y la consulta ética se consideran elementos esenciales de la prevención y del cumplimiento. Cualquier persona podrá formular consultas o comunicar, de buena fe, hechos o conductas que pudieran constituir un incumplimiento del presente Código, de la normativa aplicable o de las políticas internas.
Las comunicaciones podrán realizarse de forma confidencial y anónima, garantizando la protección de la persona informante frente a cualquier forma de represalia. Merefsa prohíbe expresamente las represalias contra quienes, de buena fe, planteen una consulta, presenten una comunicación o colaboren en un proceso de revisión o investigación. Este enfoque es coherente con el marco europeo y español de protección del informante.
Ámbito de las comunicaciones (qué se puede reportar)
El canal ético se orienta, entre otros, a la comunicación de hechos relacionados con:
- Soborno, corrupción, comisiones indebidas o conflictos de interés no declarados;
- Fraude, falsificación documental o irregularidades contables;
- Vulneraciones de competencia, sanciones o comercio internacional;
- Incumplimientos en seguridad y salud, medio ambiente o calidad y trazabilidad;
- Acoso, discriminación o vulneraciones de derechos humanos y laborales;
- Brechas de seguridad de la información, accesos indebidos o uso inadecuado de datos personales.
El canal ético no sustituye a los canales operativos de atención al cliente, ni a los procedimientos de emergencia o seguridad. En situaciones de riesgo inmediato para personas o instalaciones, deberán utilizarse los procedimientos de PRL y los canales de emergencia establecidos.
Canales disponibles
Canal éticocomite.etica@merefsa.com
Plazos de gestión (acuse y respuesta)
La recepción de la comunicación será confirmada mediante acuse de recibo cuando sea posible, y se realizará el seguimiento dentro de plazos razonables. Como referencia alineada con el estándar europeo del procedimiento de denuncia interna, el acuse de recibo debería emitirse en un plazo máximo de 7 días, y la información sobre el resultado o estado del análisis debería proporcionarse en un plazo no superior a 3 meses desde el acuse de recibo, pudiendo ampliarse en supuestos justificados de especial complejidad.
Garantías para la persona afectada
Merefsa garantizará el respeto a los derechos de las personas afectadas por una comunicación. En particular:
- Tratamiento confidencial de la información y acceso restringido a quienes intervengan en la tramitación;
- Derecho a ser escuchada cuando proceda y en el momento adecuado, sin comprometer la investigación;
- Presunción de buena fe y proporcionalidad en las actuaciones;
- Protección de datos y limitación de difusión de información a lo estrictamente necesario.
Gestión por el Comité de Ética
La gestión de las comunicaciones se realizará con la debida diligencia, asegurando la confidencialidad y el tratamiento de la información conforme a los principios aplicables de protección de datos. El Comité de Ética será responsable de la recepción, análisis y tramitación de las comunicaciones, incluyendo, cuando proceda, la apertura de actuaciones de revisión o investigación y la propuesta de medidas correctivas.
El uso indebido del canal queda prohibido. En particular, la presentación de comunicaciones maliciosas o a sabiendas falsas podrá dar lugar a medidas disciplinarias o acciones que resulten aplicables conforme a la normativa y a los procedimientos internos.
Investigación, medidas disciplinarias y correctivas
Toda comunicación recibida a través de los canales habilitados será analizada y evaluada de forma objetiva, imparcial y diligente, conforme a los procedimientos internos aplicables y garantizando, en todo momento, la confidencialidad y la protección de la información.
Las personas afectadas por una comunicación o investigación podrán ser oídas y dispondrán de la oportunidad de aportar la información que resulte pertinente, preservando los principios de respeto, proporcionalidad y presunción de buena fe, sin perjuicio de las medidas cautelares que, en su caso, resulten necesarias para proteger a las personas, los activos o la integridad del proceso. Asimismo, se espera la cooperación de las personas requeridas para facilitar el esclarecimiento de los hechos, dentro del marco legal y organizativo aplicable.
Cuando se confirme un incumplimiento del Código, de la normativa aplicable o de las políticas internas, Merefsa adoptará las medidas disciplinarias que correspondan, de forma proporcional a la gravedad de los hechos y conforme a la legislación vigente y al régimen interno aplicable. De manera complementaria, se implementarán acciones correctivas y preventivas orientadas a eliminar las causas, mitigar impactos y evitar la repetición de incidentes, incluyendo, cuando proceda, mejoras en procesos, controles, formación y supervisión.
En los supuestos en los que resulte legalmente exigible o recomendable por la naturaleza de los hechos, se procederá a la comunicación a las autoridades competentes y/o a la adopción de las acciones legales que correspondan.
Formación, comunicación y responsabilidades
Merefsa garantizará la difusión adecuada del presente Código de Conducta y promoverá acciones de formación periódica para asegurar su conocimiento, comprensión y aplicación. La formación podrá incluir contenidos generales para toda la organización y refuerzos específicos para aquellas funciones con mayor nivel de exposición o riesgo (por ejemplo, compras, ventas, operaciones y tecnologías de la información), así como para personas con responsabilidades de supervisión o toma de decisiones.
La Dirección y los mandos intermedios deberán actuar como referentes de conducta, impulsando con el ejemplo una cultura de integridad y cumplimiento. Asimismo, deberán fomentar un entorno de trabajo en el que sea posible consultar, plantear dudas y comunicar preocupaciones de forma segura, sin temor a represalias, facilitando el uso de los canales habilitados y asegurando que las comunicaciones se gestionen con seriedad, respeto y confidencialidad.
Cada persona vinculada a Merefsa es responsable de conocer y aplicar los principios del Código en el desempeño de sus funciones y de solicitar orientación cuando existan dudas razonables sobre la conducta adecuada. El desconocimiento del Código no exime de su cumplimiento.
Gobernanza del Código y revisión
La gobernanza del presente Código de Conducta establece la estructura de responsabilidades para su mantenimiento, actualización y correcta implantación. Con el fin de asegurar su vigencia y adecuación, Merefsa define los siguientes criterios:
- Propiedad: El Comité de Ética es responsable de la custodia del Código, de su interpretación, del asesoramiento interno sobre su aplicación y de la propuesta de mejoras o actualizaciones cuando proceda.
- Aprobación: La Dirección de Merefsa aprueba el Código y respalda su implementación, dotando los recursos necesarios para su difusión, formación y cumplimiento.
- Revisión: El Código será objeto de revisión anual, o con carácter extraordinario cuando se produzcan cambios normativos, organizativos o de contexto que puedan afectar a su contenido, alcance o eficacia.
- Entrada en vigor: El Código entrará en vigor desde su publicación oficial en los medios internos establecidos por Merefsa, siendo exigible desde esa fecha para todas las personas y terceros incluidos en su ámbito de aplicación. El Código se mantendrá vigente hasta que el Comité de Ética no apruebe su actualización, revisión o derogación.
Compromiso de terceros
Los proveedores, contratistas, distribuidores, agentes y colaboradores clave que mantengan relación con Merefsa, o que actúen en su nombre, deberán confirmar por escrito su adhesión a los principios y estándares recogidos en este Código o, alternativamente, acreditar la existencia de políticas y controles equivalentes alineados con dichos principios.
Con carácter proporcionado al riesgo y a la criticidad del suministro o servicio, Merefsa podrá verificar el cumplimiento mediante mecanismos razonables, tales como solicitudes de información, autoevaluaciones, revisiones documentales, indicadores de desempeño o auditorías, de acuerdo con lo establecido en los contratos aplicables y respetando la confidencialidad y la normativa vigente.
El incumplimiento de estos compromisos podrá dar lugar a la exigencia de planes de acción correctiva, a la revisión de la relación comercial y, en caso necesario, a la suspensión o resolución contractual, sin perjuicio de otras acciones que correspondan conforme a derecho.
